Règlement d’examen Formation Certification Auditeur à la Protection des Données

Version 1.2 du 10 juin 2021

Article 1 : Dispositions générales

  1. Pour la lisibilité du texte, seul le genre masculin sera utilisé. Toutes les dispositions concernant les étudiants ou d’autres personnes mentionnées dans le présent règlement s’appliqueront naturellement sans distinction de sexe.
  2. Par examen ou réexamen, on entend toute évaluation de la mesure dans laquelle un étudiant a acquis les compétences associées à une unité de cours sur base de ses études.
  3. La langue de l’examen (oral et écrit) sera le français. Les étudiants doivent maîtriser suffisamment le français pour pouvoir interpréter correctement les questions écrites et orales et pour pouvoir formuler correctement leurs réponses, tant sous forme écrite qu’orale.

Article 2 : Conditions d’admission

  1. Un étudiant ne peut participer à l’examen que si les frais d’inscription au cours ont été payés en totalité.
  2. Un étudiant n’est admis à l’examen que s’il a participé à chaque jour de cours.
  3. Si un étudiant souhaite participer à un réexamen, il informera par e-mail les responsables du cours en indiquant la date à laquelle il souhaite se présenter. Il recevra ensuite une facture d’un montant de 200 EUR (hors TVA).
  4. Une troisième possibilité de se présenter à l’examen n’est pas possible.
  5. Le certificat de présence qui doit être signé chaque jour par les participants tiendra lieu de preuve.
  6. Dans des circonstances exceptionnelles (maladie, décès d’un parent, raison juridique, accident, grève des transports en commun, force majeure), l’étudiant peut être autorisé à ne pas prendre part à un cours. Un certificat d’absence valable devra être remis à l’organisation dans les meilleurs délais (par e-mail à l’adresse info@dp-institute.eu).
  7. L’étudiant doit pouvoir s’identifier à tout moment si un examinateur le lui demande.

Article 3 : Forme d’examen

  1. L’examen a normalement lieu le mercredi après-midi (pour la rédaction d’un rapport) et le vendredi après-midi de la même semaine du cours. En cas de force majeure, l’examen peut être à tout moment postposé à une date ultérieure.
  2. L’examen comprend les quatre parties suivantes :
    • Mercredi après-midi : la rédaction d’un rapport d’audit. Cette partie compte pour 30 points ; l’utilisation de livres ou de tout autre matériel didactique est autorisée.
    • Vendredi après-midi : questions à choix multiple (40 questions) sur l’ensemble du contenu du cours, avec 4 réponses à choix multiple par question (sans point négatif). Cette partie compte pour 40 points (1 point par question) ; l’utilisation de livres ou de tout autre matériel didactique n’est pas autorisée.
    • Vendredi après-midi : questions ouvertes (5 questions de 2 points par question). Cette partie compte pour 10 points ; l’utilisation de livres ou de tout autre matériel didactique n’est pas autorisée.
    • Vendredi après-midi : questions ouvertes (4 questions de 5 points par question). Cette partie compte pour 20 points ; l’utilisation de livres ou de tout autre matériel didactique n’est pas autorisée.
  3. L’étudiant doit toujours prendre part aux quatre parties susmentionnées, même s’il participe à un réexamen.
  4. Les points des quatre parties sont totalisés, et le résultat donne un score sur 100. L’étudiant doit au moins atteindre 70 points sur 100 pour réussir et obtenir également 50 % au moins pour chacune des quatre parties.

Article 4 : Déroulement de l’examen

  1. L’examen du mercredi après-midi commence à 13 h (sauf indication contraire des organisateurs) et se termine à 17 h. L’examen du vendredi après-midi commence à 13 h (sauf indication contraire des organisateurs) et se termine à 15 h.
  2. L’étudiant respectera scrupuleusement l’horaire et le lieu de l’examen fixés. Les étudiants en retard pourront toujours être admis à l’examen (sous réserve d’une preuve de force majeure et après accord des organisateurs), sans que l’heure de fin de l’examen puisse toutefois être adaptée pour ces étudiants.
  3. En cas de force majeure, l’étudiant peut demander à passer l’examen à une date ultérieure, à condition qu’il fournisse les preuves nécessaires. Cette nouvelle date devra coïncider avec les sessions d’examen déjà programmées pour les cours prévus à une date ultérieure et ne sera autorisée qu’après consultation des examinateurs et des organisateurs du cours. Les preuves originales de la force majeure seront remises aux organisateurs du cours dans les cinq jours calendaires qui suivent celui de l’examen, soit en personne, soit par e-mail (info@dp-institute.eu).
  4. L’examinateur respectera scrupuleusement l’horaire et le lieu de l’examen fixés. En cas d’absence d’un examinateur et à défaut de notification de ce dernier, l’horaire d’examen cessera d’être applicable au terme d’une période d’attente d’une heure par rapport à l’horaire prévu. Les organisateurs établiront un nouvel horaire d’examen en concertation avec les étudiants. Cette nouvelle date devra coïncider avec les sessions d’examen déjà programmées pour les cours prévus à une date ultérieure. Les frais éventuels à la charge de l’étudiant ne seront en aucun cas récupérés sur les organisateurs du cours.
  5. Le déroulement de l’examen sera expliqué durant le cours, dans l’introduction. Le fonctionnement de l’examen sera rappelé avant le commencement de celui-ci, de même que le déroulement des différentes parties.
  6. L’utilisation des toilettes est autorisée pendant l’examen, mais un seul étudiant à la fois et sans emporter de questions d’examen ni de préparation écrite éventuelle.
  7. Les téléphones portables, les ordinateurs portables, les tablettes et tout autre équipement électronique doivent rester rangés dans les sacs et ne peuvent pas être utilisés ni emportés aux toilettes ou à l’examen oral si celui-ci se déroule dans une autre pièce.
  8. Pour les étudiants ayant un statut reconnu ou se trouvant dans une situation individuelle spéciale temporaire, de nature physique ou mentale, la forme de l’examen peut être adaptée ou l’utilisation d’un dispositif technique peut être autorisée, après accord des organisateurs. Les organisateurs en seront informés au plus tard le premier jour de la formation.
  9. Concernant les épreuves écrites du vendredi après-midi, les étudiants recevront un formulaire de réponse spécifique pour lequel les règles suivantes s’appliquent :
    • Une seule réponse est correcte ;
    • Une mauvaise réponse ou la sélection de plusieurs réponses rapportent zéro point ;
    • En cas de sélection d’une mauvaise réponse par erreur, l’étudiant doit clairement mettre une croix sur la mauvaise réponse et apposer un paraphe à côté de la bonne réponse ;
    • Le formulaire doit être complété avec un stylo à bille bleu ou noir ;
    • En dehors des coches, le formulaire de réponse ne peut présenter que le nom, le prénom et la signature de l’étudiant.
  10. Rien ne peut être écrit sur la feuille de questions.
  11. L’étudiant est tenu de compléter dûment ses informations personnelles et administratives sur le formulaire de réponse lié à l’examen.
  12. L’enregistrement audio et/ou vidéo d’un examen par l’étudiant ou des tiers n’est pas autorisé.

Article 5 : Irrégularités

  1. Si un examinateur ou un membre du personnel pense ou constate qu’un étudiant commet une irrégularité lors de l’examen, il doit en informer immédiatement l’organisateur du cours. Ce dernier informera l’étudiant de cette constatation et pourra mettre fin à l’examen en cours, le cas échéant, après confiscation des documents contestés et de la copie déjà créée. L’étudiant ne réussira donc pas cet examen.
  2. Par irrégularité, on entend tout comportement d’un étudiant dans le cadre d’un examen qui l’avantage indûment, lui ou un autre étudiant, par rapport aux résultats obtenus. Quelques exemples comprennent la tricherie, l’utilisation non autorisée d’un matériel didactique, d’un téléphone portable, d’un ordinateur portable ou de tout autre équipement électronique, le fait d’emporter des questions d’examen ou des préparations écrites sans autorisation, etc.
  3. Le fait que l’irrégularité résulte d’une volonté délibérée ou non de l’étudiant et/ou qu’elle lui ait donné ou non un avantage injustifié n’est pas pertinent pour la détermination des faits.

Article 6 : Commission d’examen et délibération

  1. La commission d’examen est composée d’au moins deux examinateurs, deux formateurs et deux organisateurs.
  2. La commission d’examen se réunit en cas d’irrégularité ou de réclamation.
  3. La commission d’examen peut ajuster le résultat d’un examen en cas d’erreur matérielle, d’irrégularité flagrante ou de caractère manifestement déraisonnable.
  4. Les erreurs matérielles commises en faveur de l’étudiant seront corrigées jusqu’à 14 jours calendaires après la date de l’examen. Les erreurs matérielles au détriment de l’étudiant seront corrigées à tout moment. Les erreurs matérielles sans impact sur la réussite ou l’échec de l’étudiant seront corrigées jusqu’à 14 jours après la date de l’examen. Si le résultat d’un examen a été influencé par une fraude, la commission d’examen pourra à tout moment revoir sa décision.
  5. Une décision concernant un étudiant ou un examen sera prise à la majorité simple.
  6. Les membres de la commission d’examen et toutes les personnes présentes à la réunion de la commission sont tenus au secret en ce qui concerne la délibération et le vote.

Article 7 : Publication des résultats

  1. Après chaque examen, les résultats seront vérifiés par au moins deux personnes, indépendamment l’une de l’autre.
  2. Tous les étudiants qui auront participé à l’examen recevront au plus tard une semaine calendaire après le jour de l’examen un courrier électronique général indiquant s’ils ont réussi ou pas. Ce courrier électronique indiquera également qui a obtenu le score le plus élevé de ce groupe (mais sans mentionner ce score).
  3. Les étudiants pourront recevoir leurs points individuels sur demande.

Article 8 : Réclamations et recours

  1. Si l’étudiant pense que le résultat obtenu n’est pas correct, il peut en informer les organisateurs par écrit au plus tard 14 jours après la publication des résultats. Ces derniers contacteront l’étudiant dans les 14 jours (par e-mail ou par téléphone).
  2. Si un étudiant ne réussit pas son premier examen, l’organisateur lui donnera quelques exemples de réponses incorrectes, avec quelques conseils et points d’attention pour l’aider à bien préparer son réexamen. L’examen complet ne sera pas passé en revue ; seul le formulaire de réponse rempli par l’étudiant pourra être consulté, avec les réponses correctes.
  3. Si un étudiant ne réussit pas son réexamen, il pourra consulter l’examen complet dans le cadre d’un entretien individuel. Les résultats de l’examen ne seront pas communiqués à l’étudiant.

Article 9 : Le réexamen

  1. Lorsqu’un étudiant ne réussit pas l’examen, il peut s’inscrire à un réexamen.
  2. Le coût de cette deuxième session d’examen s’élève à 200 EUR (hors TVA). L’étudiant ne pourra participer au réexamen que si le paiement correspondant est effectué au préalable.
  3. La matière à connaître pour ce réexamen sera la même que pour le premier examen. L’étudiant devra de nouveau passer l’ENSEMBLE des quatre parties, même s’il en a réussi une ou plusieurs des quatre lors du premier examen.
  4. L’étudiant peut choisir de représenter ou non l’examen et quand il souhaite passer le réexamen, à condition que cela se fasse dans les 3 mois qui suivent le premier examen. Il est cependant fortement conseillé de passer le réexamen le plus vite possible après le premier examen. Dans tous les cas, le réexamen devra coïncider avec les sessions d’examen des cours programmés ultérieurement. L’étudiant ne participera pas à ces cours ultérieurs, mais uniquement à la session d’examen de cette semaine particulière.
  5. Aucune procédure de recours n’est prévue si l’étudiant ne réussit pas le réexamen. En cas d’échec, il devra à nouveau suivre le cours.

Article 10 : Protection des données à caractère personnel

  1. L’étudiant a droit à la protection des données à caractère personnel le concernant qui sont fournies dans le cadre de l’examen, par exemple son nom, son prénom et les résultats obtenus.
  2. En s’inscrivant au cours et en prenant part à l’examen, l’étudiant autorise les organisateurs à traiter ces données à caractère personnel.
  3. Les copies d’examen, les préparations écrites, les certificats d’absence et les rapports de la commission d’examen seront conservés pendant une période maximale d’un an.
  4. Des informations supplémentaires concernant la protection des données à caractère personnel peuvent être obtenues dans la politique de confidentialité, disponible sur le site web du Data Protection Institute.